ความแตกต่างระหว่าง Google sheet กับ Excel
Google Sheet และ Excel เป็นโปรแกรมสำหรับจัดการข้อมูลแบบสเปรดชีต (Spreadsheet) ที่ใช้งานได้ง่าย และมีความสามารถในการคำนวณและวิเคราะห์ข้อมูลหลากหลายรูปแบบ
แต่มีความแตกต่างกันดังนี้:
- ความสามารถในการใช้งานออนไลน์
Google Sheet เป็นโปรแกรมของ Google ดังนั้นเราสามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต เพราะข้อมูลเก็บอยู่บน Cloud ของ Google ทำให้สามารถแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันได้ง่าย โดยไม่จำเป็นต้องส่งไฟล์ไปยังผู้อื่นเหมือน Excel ที่ต้องใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ - ความเข้ากันได้กับภาษาและรูปแบบไฟล์
Excel เป็นโปรแกรมที่พัฒนาโดย Microsoft ดังนั้นมีความเข้ากันได้ดีกับภาษาและรูปแบบไฟล์อื่นๆ เช่น Word, PowerPoint ฯลฯ ทำให้สามารถนำข้อมูลไปใช้งานกับโปรแกรมอื่นได้สะดวก ในขณะที่ Google Sheet มีรูปแบบไฟล์แตกต่างกับ Excel อยู่บ้าง เพราะเป็นโปรแกรมของ Google - ความสามารถในการแชร์และทำงานร่วมกัน
Google Sheet มีความสามารถในการแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันกับผู้อื่นได้ง่าย โดยไม่ต้องส่งไฟล์ไปยังผู้ใช้คนอื่น สามารถเชิญผู้อื่นเข้ามาดูและแก้ไขได้โดยตรง
ข้อดีของ Google Sheet
Google Sheet เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถในการจัดการข้อมูลแบบสเปรดชีตและมีความสะดวกสบายในการใช้งานออนไลน์ ซึ่งมีข้อดีหลายอย่างดังนี้
- ใช้งานได้ฟรี
Google Sheet เป็นบริการออนไลน์ของ Google ที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการใช้งาน - สามารถใช้งานได้ทุกที่
Google Sheet เป็นโปรแกรมออนไลน์ที่เก็บข้อมูลบน Cloud ของ Google ทำให้สามารถเข้าถึงไฟล์และทำงานได้ทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต - มีความสามารถในการแชร์และทำงานร่วมกัน
Google Sheet สามารถแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันได้กับผู้อื่น โดยไม่จำเป็นต้องส่งไฟล์ไปยังผู้ใช้คนอื่น สามารถเชิญผู้อื่นเข้ามาดูและแก้ไขได้โดยตรง - มีแท็บเดียวพร้อมใช้งานหลายฟังก์ชั่น
Google Sheet มีแท็บเดียวสำหรับการใช้งานหลายฟังก์ชั่น เช่น การคำนวณเลข, การสร้างกราฟ, การจัดรูปแบบข้อมูล ฯลฯ - มีรูปแบบและเทมเพลทที่หลากหลาย
Google Sheet มีรูปแบบและเทมเพลทที่หลากหลาย สามารถเลือกใช้เพื่อจัดรูปแบบข้อมูลได้ตามความต้องการ - มีฟังก์ชั่นการค้นหาและจัดการข้อมูล
Google Sheet มีฟังก์ชั่นการค้นหาและจัดการข้อมูลที่ครอบคลุม สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่าย และทำการจัดการข้อมูลในแต่ละแถวและคอลัมน์ได้สะดวก - มีการบันทึกประวัติการแก้ไข
Google Sheet มีระบบบันทึกประวัติการแก้ไขที่ช่วยให้สามารถดูได้ว่าใครได้แก้ไขและเมื่อไหร่ ซึ่งช่วยให้สามารถติดตามการแก้ไขและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ - มีความปลอดภัยของข้อมูล
Google Sheet มีระบบความปลอดภัยของข้อมูลที่มีการเข้ารหัสเพื่อป้องกันการแซงข้อมูล และมีการตรวจสอบการเข้าถึงไฟล์ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของเราจะไม่ถูกเปิดเผยหรือถูกโจมตี - มีการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์
Google Sheet มีความสามารถในการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ได้ง่าย ซึ่งช่วยให้สามารถรวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้งานได้ด้วยความสะดวก และมีการจัดเก็บข้อมูลในแบบฟอร์มอย่างรวดเร็ว - มีการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันอื่นๆ
Google Sheet มีการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันอื่นๆ เช่น Google Forms, Google Analytics ซึ่งช่วยให้สามารถนำข้อมูลไปใช้กับแอปพลิเคชันอื่นๆ ได้ตามความต้องการ
สรุป
ถ้าจะให้ฟันธงไปเลยว่า บริการของ Google sheet หรือ Excel นั้นดีกว่ากัน อันนี้คงให้เป็นการตัดสินใจของผู้ใช้งานกันเองดีกว่า เพราะ มันขึ้นอยู่กับรูปแบบของการใช้งานด้วยนั่นเอง แต่โดยรวมๆ แล้ว ทั้งสองบริการนั้น ก็มีสูตรและฟังก์ชั่น ต่างๆ ไม่ได้แตกต่างกันมากนัก ดังนั้น ใครที่ใช้งาน Excel เป็น ก็สามารถใช้ Google sheet เป็นได้เช่นกันนั่นเอง
การใช้งาน google sheet ส่วนใหญ่ เรามักจะใช้บริการแบบฟรี กันอยู่แล้ว เพราะ เมื่อเราสมัครสมาชิก GMAIL เราก็จะได้สิทธิ์ใช้งาน Google Drive ฟรี 15GB มาอัตโนมัติ ซึ่งเจ้าพื้นที่ฟรีนี่แหล่ะ ที่เราสามารถใช้เก็บไฟล์ทั้งหมดที่เป็นบริการของ Google ไม่ว่าจะเป็น Google Doc , Google sheet หรือแม้แต่ไฟล์ที่เราอัพโหลดไปไว้บน Google drive ก็จะถูกรวมอยู่ภายใน 15GB นี้ทั้งหมด
สำหรับมือใหม่ ที่กำลังหัดใช้งาน Google sheet อยู่ อาจจะลองกดนั่น กดนี่ เพื่อเรียนรู้การใช้งานไปเรื่อยๆ จนบางครั้งอาจจะไปเผลอ กดลบไฟล์ทิ้งไป โดยไม่รู้ตัว พอจะกลับมากดเข้าไฟล์ใหม่อีกรอบ ปรากฎว่า หาไฟล์ที่เคยใช้งานอยู่ไม่เจอ บนหน้า แอพ Googleชีต ซะแล้ว ถ้าเป็นแบบนี้ จะทำยังไงดี?
หน้าสรุปรายงานตามโครงการ
เพียงเลือกชื่อโครงการ ที่ต้องการดูสรุปข้อมูล แค่คลิกเดียว ข้อมูลที่เคยบันทึกไว้ ก็จะถูกดึงมาสรุปให้อัตโนมัติ สามารถดู ต้นทุน ค่าใช้จ่ายในโครงการ กำไร สรุปแล้วแต่ละรายการ คิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของรายได้ เราสามารถดูได้จากหน้านี้ได้เลย
เราสามารถสั่งพิมพ์รายงานหน้านี้เป็น PDF ได้
หากคุณ กำลัง ทำธุรกิจ ในรูปแบบ ที่ มีการขายออนไลน์ หลายช่องทาง และมีการส่งสินค้า ผ่านทางขนส่งต่างๆ เทมเพลต ตัวนี้ จะช่วยให้การบันทึกรายการขายสินค้า เป็นระบบมากขึ้น
วันนี้ แอดมิน จึงจะมาแชร์วิธีการ แยกไฟล์ ออกจากกัน แล้วนำข้อมูลมาสรุปในไฟล์หลัก เพื่อป้องกันไม่ให้ พนักงาน มองเห็นข้อมูลบางอย่างในไฟล์หลักของเราได้ หมายความว่า พนักงานก็จะบันทึกข้อมูลให้เราไปเรื่อยๆ แล้วข้อมูลที่บันทึกนั้น ก็จะไหลเข้าไฟล์หลักของเราทันทีโดยที่ไม่ต้องให้เขาเข้ามาในไฟล์เราเลย เรามาดูวิธีทำกัน
จากเทมเพลตเดิม ที่มีนั้น ผู้ใช้งานได้ให้ฟีดแบคมา และชื่นชอบเทมเพลตเป็นจำนวนมาก เราเห็นว่า ฟังก์ชั่นที่ผู้ใช้งานอยากได้เพิ่มนั้น เป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้งานเทมเพลตตัวนี้ เราเลยหาวิธี และขั้นตอนที่ง่าย เพื่ออัพเดท ฟังก์ชั่น ให้ฟรี ( ผู้ใช้เทมเพลตต้องทำเพิ่มเอง ตามวิธีการด้านล่าง) เพื่อให้สามารถ ดูรายงานสรุป แยกโครงการ ตามเดือนที่ต้องการดูได้
